Contexte

Une réunion de travail représente un enjeu opérationnel et stratégique fort au sein d’un collectif de travail.

Il est constructif de s’inspirer d’outils pragmatiques et participatifs afin de faciliter le bon déroulement d’une réunion. Ce parcours de formation permet de s’approprier les outils de conception et d’animation mais aussi de s’entraîner à s’exprimer devant un groupe plus ou moins restreint composé de personnes plus ou moins attentives. Préparer sa réunion en amont doit permettre de capter l’attention de son auditoire et d’atteindre les objectifs fixés au départ.

Objectifs

• Identifier les enjeux associés à une réunion ;
• Concevoir une réunion en définissant des objectifs clairs et opérationnels
• Prendre la parole en réunion et impliquer les participants ;
• S’approprier des outils de facilitation pour animer une réunion en présentiel comme en distanciel.

Approche technique et pédagogique

• Alternance de travaux en sous-groupe, individuels et collectifs ;
• Ateliers de co-construction d’outils pratiques et opérationnels ;
• Alternance de méthodes pédagogiques (active, démonstrative, interrogative et affirmative) ;
• Etude de cas et pédagogie inversée ;

Déroulé de la formation

Introduction de la journée

Temps de présentation et d’inclusion des participants. Exercice d’auto-positionnement des participants vis-à-vis de la conception et l’animation de réunion.

Module 1 : Identifier les enjeux associés à une réunion

- Définition du sujet et introduction de la notion de préparation vis-à-vis de la création d’une réunion

- Cartographier les différents styles de réunions et identifier les enjeux associés

- Capitaliser sur les bonnes pratiques issues du quotidien des participants

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Exercice pratique :

-       Atelier brainstorming : en deux sous-groupes : ce qu’est une réunion réussie / ce qu’est une réunion ratée.

-       Atelier collectif : capitaliser à propos des bonnes pratiques et bonnes conditions de réalisation d’une réunion

Module 2 : Concevoir une réunion en définissant des objectifs clairs et opérationnels

- Définir l’objectif d’une réunion à l’aide de la méthode SMART

- S’inspirer et s’approprier les outils de l’ingénierie pédagogique afin de concevoir une réunion

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Exercices pratiques :

- Atelier pratique : Appliquer les objectifs SMART à sa future réunion.

- Exercice collectif : Concevoir ensemble un déroulé ou une carte mentale d’une réunion

Module 3 : Prendre la parole en réunion, capter et impliquer les participants

-   Communiquer en amont de la réunion afin de donner envie d’y assister

- Créer de l’engagement auprès des participants grâce à son travail d’ingénierie et impulser une dynamique participative

- Gérer un groupe composé de profils variés, poser le cadre, répartir la parole et traiter les situations difficiles

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Exercices pratiques :

- Etude de cas : comment réagissez-vous face aux attitudes déstabilisantes ?

- Mise en situation : animer des séquences de réunion en expérimentant des outils d’intelligence collective.

Module 4 : S’approprier des outils de facilitation pour animer une réunion en présentiel comme en distanciel.

- S’approprier les outils d’animation numériques (Klaxoon, nuage de mots, mentimeter, Padlet, tableau blanc,…) et d’animation en présentiel (brainstorming, word café, SWOT, exercice de prise de décision, co-développement, photolangage,…)

- Définir les avantages et les inconvénients des plateformes de visioconférence

- Identifier les risques d’une animation en distanciel et repérer les signaux faibles de désengagement.

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Exercices pratiques :

- Mises en situation : Utiliser et s’approprier ensemble un outil numérique et animer des séquences associées à son contexte professionnel

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Fin de formation :

Tour de table afin d’exprimer son ressenti de la journée. Utilisation d’un outil de photolangage afin d’illustrer sa perception de l’action de formation. Partager les actions et les outils qui seront mis en place à la suite de la formation.

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Modalités d'évaluation

• En amont : questionnaire préalable de positionnement / des attentes
• En fin de formation : Quizz et questionnaires de satisfaction à chaud
• QCM
• Tour de table